NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Objetivo
Establecer los criterios sobre el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.

ALCANCE
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada o se encuentre en las bases de datos de NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Marco Legal

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en especial a lo exigido en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015,  NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S, adopta la presente Política para el Tratamiento y protección de datos Personales, la cual será comunicada a todas las personas naturales titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de su actividad personal.

El tratamiento de datos personales previsto en la ley 1581 de 2012, no resulta aplicable a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, así como tampoco resulta aplicable a las bases de datos o archivos expresamente excluidos por la Ley.

Información del responsable del tratamiento

NIT: 890.921.112-8

Razón social: Nutrición Vital Nuval S.A.S

Dirección: CL 55 71ª 115

Ciudad domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia

Teléfono contacto: (604) 4447416

Correo electrónico:  nuval@nuval.com.co         

Portal Web: http://www.nuval.com.co/ 

Canales de atención al titular de la información

Canal 1: Punto de atención personal

Dirección: CL 55 71ª 115

Ciudad: Medellín, Antioquia, Colombia

Teléfono: (604) 4447416

Canal 2: Correo electrónico

Correo electrónico: nuval@nuval.com.co

Definiciones

El artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 entrega las definiciones básicas que se deben tener en cuenta para el tratamiento de datos personales:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
  9. Dato Privado: Es aquel que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular
  10. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
  11. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Principios para el tratamiento de los datos personales

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

  1. Legalidad: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
  7. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Deberes en calidad de responsable del tratamiento

En virtud de la presente Política de tratamiento de la información personal y de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son deberes de NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  6. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley 1581 de 2012.
  8. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  10. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  11. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

Derechos de los titulares de la información

Conforme con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales contenidos en bases de datos que están bajo la tutela de NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S  tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NUTRICIÓN VITAL NUVAL A.S en  su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 “Casos en que no es necesaria la autorización”, de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Finalidades de la recolección de la información

Las finalidades o propósitos para los cuales NUTRICIÓN VITAL NUVAL S.A.S recopila información personal son las siguientes:

  1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, para facilitar el acceso general a la información de estos.
  2. Proveer y promocionar productos y servicios.
  3. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén o no relacionados con los previamente contratados o adquiridos por los Titulares de la Información.
  4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los Titulares de la Información.
  5. Informar sobre cambios de los productos o servicios.
  6. Evaluar la calidad del servicio.
  7. Realizar tratamiento a los datos que tengan relación de medio a fin con el objeto social del responsable.

Tratamiento de Datos Sensibles

En caso de que los responsables realicen el Tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

  1. Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.
  3. No se condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

Procedimiento para el trámite de reclamos y solicitudes

Para consulta, modificación y reclamos relacionados con datos personales, el procedimiento que permite ejercer los derechos de los Titulares de la información es el siguiente:

  1. El Titular de la información debe remitir la solicitud por los canales establecidos al área responsable de la atención de las peticiones, consultas y/o reclamos.
  2. La atención y respuesta a la solicitud observará los términos y tiempos contenidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, tal como se lee a continuación:

“ARTICULO 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

ARTICULO 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.”

Vigencia de la Política de tratamiento de la información personal

Esta Política de tratamiento de la información personal se encuentra vigente desde su publicación 31/08/2018.